A pályázat benyújtása

Az Erasmus+ ifjúsági terület pályázati kategóriái és a pályázatbenyújtás lépései

1. Regisztráció az Organisation Registration System felületen

Pályázatot csak azok a szervezetek vagy informális csoportok nyújthatnak be, amelyek regisztráltak az Európai Bizottság nyilvántartási felületén: ez az ORS, más néven Organisation Registration System.  Az ORS regisztrációhoz fiókkal szükséges rendelkezni az Európai Bizottság által üzemeltetett hitelesítő rendszerben (EU Login).

Útmutató EU Login regisztrációhoz: EU Login regisztráció

ORS regisztráció és útmutató angol (és hamarosan magyar) nyelven

Minden, az Erasmus+ programban pályázatot beadni kívánó szervezetnek és informális csoportnak regisztrálnia kell az első pályázat beadása előtt. A partnereknek szintén kötelező regisztrálniuk. A szervezet a regisztrációt követően egy azonosító számot kap, ez az OID (Organisation ID).

Az ORS-re csatolandó dokumentumok

Szervezetek, intézmények, cégek esetében

  • Pénzügyi adatlap banki bélyegzővel és aláírással ellátva;
  • Banki hitelesítés hiányában a pénzügyi adatlap mellé egy 60 napnál nem régebbi bankszámla kivonat;
  • 60.000 euró feletti támogatás igénylése esetén az utolsó lezárt pénzügyi év mérlege és eredménykimutatása (informális csoport esetében a befogadó szervezettől);
  • Jogi személyek ellenőrzéséről szóló nyilatkozatdátummal és aláírással ellátva;
  • A jogi nyilatkozat mellé: civil és gazdálkodó szervezetek 60 napnál nem régebbi bírósági kivonata vagy cégkivonata. Egyéb szervezet/intézmény esetében törzskönyvi kivonat vagy olyan hivatalos dokumentum, törvény, rendelet, ami az érintett jogalany nemzeti hatóság általi létrehozását tanúsítja.
  • Közpénz nyilatkozat
  • Közzétételi kérelem (összeférhetetlenség fennállása esetén)

Fiatalok informális csoportja esetében

2. Pályázati tudnivalók informális csoportok részére

Az ifjúsági munkában aktív fiatalok informális csoportja akkor vehet részt az Erasmus+ program ifjúsági projektjeiben, ha megfelel az alábbi követelményeknek (Erasmus+ Programme Guide, Part D – Glossary of Terms: Informal group of young people)

  • fiatalok legalább négy főből álló csoportja, amely a nemzeti jog értelmében nem rendelkezik jogi személyiséggel,
  • a csoporttagok életkora megfelel a programban részt vevő fiatalok esetében előírtnak (azaz 13–30 évesek),
  • a csoport egyik tagja minimum 18 éves, aki vállalja a csoport képviselőjének szerepét, és felelősséget vállal az egész csoportért,
  • amennyiben a csoport minden tagja kiskorú, a csoportot egy felnőtt (pl. egy 30 évesnél idősebb ifjúságsegítő) képviselheti.

Legelső lépésként az informális csoportnak egy EU Login fiókot kell létrehozni az Európai Bizottság által üzemeltetett hitelesítő rendszerben. Az EU Login fiók létrehozásához érdemes elolvasni a honlapunkon található segédanyagot is.

Az informális csoportnak regisztrálnia kell az Organisation Registration System felületén.

Keresnie kell egy befogadó szervezetet, akik sikeres pályázás esetén a támogatást pénzügyileg befogadják és biztosítják az informális csoport számára (a befogadó szervezet szintén kell, hogy rendelkezzen OID azonosítóval, így amennyiben nem rendelkeznek ezzel, nekik is regisztrálniuk kell az ORS felületen!)

Érdemes átolvasni a pályázás előtti fontos tudnivalókat még egyszer (pályázati útmutató ide vonatkozó részei)

Végül, ki kell tölteniük a pályázati űrlapot, melyhez csatolni szükséges a kért mellékleteket is: felelősségvállalási nyilatkozat, amely az űrlapból tölthető le és oda aláírtan visszacsatolandó; illetve a honlapunkról letöltendő nyilatkozatok (közpénz nyilatkozat az informális csoport és a befogadó szervezet részéről is, illetve befogadó nyilatkozat a szervezet/ intézmény részéről)

3. Információk befogadó szervezeteknek (informális csoport pályázata esetében)

Pályázás

A befogadó szervezet a pályázat beadását megelőzően ki kell, hogy töltse, valamint alá kell, hogy írja a befogadó és felelősségvállalási nyilatkozatot. A nyilatkozat letölthető honlapunkról az Erasmus+ mobilitási projektek megvalósítóinak. A befogadó nyilatkozaton szerepel az Organisation ID. Így a nyilatkozat kitöltése mellett fontos, hogy a szervezet regisztráljon az ORS felületére, ahova a szervezeti hitelesítéshez szükséges dokumentumokat feltöltik. (Ha korábbról már rendelkezik ilyen regisztrációval a szervezet, úgy nem szükséges újból regisztrálnia.) 

Szerződéskötés

A támogatási szerződés 3 oldalú lesz, amelyet a csoport nevében a csoportvezetővel köt meg a nemzeti iroda; a harmadik fél pedig a befogadó szervezet lesz, tehát az ő adatai is szerepelnek a szerződésben. A befogadó szervezet képviselőjének is alá kell írnia a dokumentumot. A szerződéskötéshez az ORS felületről kerülnek átemelésre a megadott szervezeti információk. 

A szerződéskötés feltétele, hogy az aláírt szerződéses dokumentumokkal beküldésre kerüljön a befogadó szervezet részéről egy 30 napnál nem régebbi bírósági kivonat, aláírási címpéldány és egy két hónapnál nem régebbi NAV igazolás arról, hogy nincs a befogadó szervezetnek köztartozása. Továbbá készül egy felhatalmazó levél, amit a befogadó szervezet ír alá és érvényesíttet a számlavezető pénzintézeténél. Szükséges továbbá a befogadó és felelősségvállalási nyilatkozat (lásd: 1. pont) eredeti példánya.

Megvalósítás

A projektmegvalósítás során felmerülő költségek számlái a befogadó szervezet nevére kell, hogy szóljanak, könyvelésében elkülönítetten szerepeltetni szükséges (ennek részleteit célszerű egy írásos megállapodásban rögzíteni a csoport és a befogadó szervezet között). Szakmai téren nincs dolga a szervezetnek. A befogadó nyilatkozat tartalmazza, hogy a szervezet anyagi felelősséget vállal a projektért - ennek pontos kereteibe a nemzeti iroda nem szól bele.

Beszámolás

A beszámoló elkészítése ugyan a megvalósító informális csoportnak a feladata, azonban fontos, hogy az együttműködés a csoport és a befogadó szervezet között ebben az időszakban is megfelelő legyen, mert a beszámoló formai/pénzügyi hiánypótlásánál szükség van rájuk, amennyiben valamit javítani vagy pótolni szükséges. 

Pályázat lezárása

A befogadó szervezet a záróbeszámoló ellenőrzésének végén két értesítést kap:

Értesítés záróbeszámoló értékeléséről: a szakmai és pénzügyi ellenőrzés eredménye, a beszámolóra kapott pontszám és szakmai értékelés, valamint a végső támogatási összeg: mennyi az ellenőrzés eredményeként fennmaradó, még kiutalásra kerülő összeg (általános esetben ez a támogatási összeg fennmaradó 20 %-át jelenti), vagy alacsony pontszámmal bíró beszámoló esetén azt, hogy mekkora a visszautalandó összeg a nemzeti iroda részére. Ezt a levelet az informális csoport is megkapja.

Visszautalás szükségessége esetén  a nemzeti iroda tértivevényes postai levelet is küld a szervezet részére. A befogadó szervezetnek 30 napja van a visszautalás elindítására, vagy észrevételeik jelzésére, fellebbezés elindítására. 

Értesítés pályázat lezárásáról: ez a projekt végső lezárólevele. Az értesítés záróbeszámoló értékeléséről  levél után 30 nappal kerül kiküldésre. A szerződéskötéskor kért banki felhatalmazó levél ebben kerül „feloldásra”. Az értesítést megkapja az informális csoport és a befogadó szervezet e-mailben, valamint postai úton is. Postai úton azért küldi ki az értesítést a nemzeti iroda, mivel ezt a dokumentumot a befogadó szervezet számlavezető pénzintézeténél be kell mutatni, hogy a bank a pályázatra vonatkozó beszedési megbízásra (inkasszóra) szóló felhatalmazást törölje.

4. Erasmus+ online pályázati űrlapok

Az Erasmus+ programban a pályázatok benyújtása online pályázati űrlapon történik, amelyek az adott pályázati határidőhöz és pályázati kategóriához elérhetőek ezen a felületen.

Az űrlapok kötelező mellékletei az alábbiak:

  • Felelősségvállalási nyilatkozat/Declaration on Honour (az online űrlapból tölthető le)
    • FIGYELEM! A szervezeti adatokat maradéktalanul ki kell tölteni ahhoz, hogy a Felelősségvállalási nyilatkozatot megfelelő tartalommal lehessen letölteni.
  • Programterv (az online űrlapból tölthető le)
    • Az ifjúsági cserék (KA152) és az ifjúságsegítők mobilitása (KA153) esetében kötelező csatolni a projektben tervezett tevékenységek napra lebontott programját.
    • Az ifjúsági részvételi tevékenységek (KA154) esetében kötelező a projekt ütemtervének, valamint minden, a projektben tervezett esemény/mobilitás napra lebontott programjának csatolása is. 
    • A kisléptékű partnerségek (KA210), és a partnerségi együttműködések (KA220) esetében a pályázathoz Gantt diagram csatolása javasolt. (Letöltés innen)
  • Csatlakozási formanyomtatvány (Accession Form, korábbi nevén Mandate, azaz Megbízólevél vagy Partnerségi nyilatkozat) - az online űrlapból tölthetők le, ha a pályázatban van partnerszervezet
    • FIGYELEM! Ahhoz, hogy az online űrlapból a csatlakozási formanyomtatvány megfelelő tartalommal legyen letölthető, a projekt alapadatok és a partnerszervezeti adatok hiánytalan kitöltése szükséges az űrlap erre vonatkozó részében.
  • Közpénz nyilatkozat (a pályázó szervezet képviselőjétől, informális csoport esetében az informális csoport vezetőjétől és a pénzügyi befogadó szervezettől)
    • A nyilatkozat a pályázatok kötelező melléklete, de nem a pályázati űrlaphoz, hanem az Organisation Registration Systembe, a pályázó szervezet dokumentumai közé töltendő fel. Pályázati körönként friss nyilatkozat felöltését kérjük.
  • Közzétételi kérelem (csak összeférhetetlenség fennállása esetén szükséges kitölteni: a pályázó szervezet képviselőjétől, informális csoport esetében a csoport vezetőjétől és a befogadó szervezet képviselőjétől is)

A pályázati űrlapból nem letölthető mellékletek megtalálhatók a Dokumentumok pályázatbeadáshoz menüpont alatt. 

További információ az egyes pályázati kategóriákról.

Költségvetés

A projekt költségvetését euróban kell megadni. Minden egyes költségtétel/költség kategória felhasználását részletezni kell a pályázat leírásában.

Az utazáshoz kapcsolódó egységköltségek alapját kalkulált távolságok kiszámításához az Európai Bizottság hivatalos távolságkalkulátorát szükséges használni. 

A szükséges önrész/társfinanszírozás összegét és összetételét ismertetni kell az űrlap költségvetési részében. A társfinanszírozás szükségességéről a pályázati útmutatóban tájékozódhat pályázati kategóriánként.

5. Pályázati határidők

A mobilitási pályázatok esetében: 2024. február 20. 12:00 (brüsszeli idő); 2024. október 1. 12:00 (brüsszeli idő) 

Az együttműködési célú partnerségek esetében: 2024. március 5. 12:00 (brüsszeli idő); 2024. október 1. 12:00 (brüsszeli idő)

A pályázati határidő megválasztása előtt érdemes figyelembe venni a pályázati határidőkhöz kapcsolódó lehetséges projektkezdési időszakokat! Erről a pályázati útmutatóban, az egyes pályázati kategóriáknál érhető el tájékoztatás. 

Amennyiben egy pályázat többször benyújtásra kerül (pl. lemaradt csatolmány pótlása miatt), a nemzeti iroda mindig az utoljára, határidőn belül benyújtott verziót tekinti véglegesnek.

Nem ajánlott a pályázat beadását az utolsó pillanatra hagyni, mert a rendszer túlterheltté válhat. Délben a pályázati rendszer automatikusan lezárul, azt követően nincs lehetőség a pályázatok elektronikus benyújtására.

Amennyiben a kötelező mellékletek meghaladják a csatolható méretet, vagy a pályázat elektronikus benyújtása sikertelen (erről képernyőképet kell csatolni), ezeket a következő e-mail címre kérjük beküldeni: palyazatok_ifjusag@tpf.hu. Erre a hivatalos határidő lejártát követő 24 órán belül van lehetőség.

6. Technikai hiba miatt sikertelen Erasmus+ pályázati űrlap benyújtása

Tájékoztatjuk pályázóinkat, hogy amennyiben az Erasmus+ ifjúsági területére benyújtandó pályázatok benyújtási határidejével kapcsolatban központi rendszerproblémák merülnének fel, vagyis a webes űrlapon elkészített pályázatot technikai hibák miatt nem tudják benyújtani a fenti határidőig, akkor a hivatalos pályázati határidő lejártát követő 24 órán belül e-mailen keresztül jelezzék az irodának a sikertelen benyújtás tényét a palyazatok_ifjusag@tpf.hu e-mail címen. A pályázatot csakis abban az esetben fogadjuk el, ha a pályázó a határidőt követő 24 órán belül jelezte a sikertelen benyújtást a fenti címen és bizonyítani tudja, hogy a megadott határidő előtt technikai okokból nem tudta benyújtani pályázatát.

Az e-mailnek tartalmaznia kell:

1) ha nem érhető el az űrlap: 

  • a rendszer elérhetetlenségét bizonyító hibaüzenet képernyőképét;
  • a felmerült technikai hiba részletes leírását;
  •  a pályázó szervezet vagy informális csoport nevét és OID azonosítószámát, a projekt címét és az űrlap azonosítószámát (FormID), ha utóbbi visszakereshető.

2) ha elérhető az űrlap, de nem nyújtható be a pályázat:

  • a pályázó  csoport nevét és OID azonosítószámát, a projekt címét és az űrlap azonosítószámát (FormID);
  • a felmerült technikai hiba részletes leírását;
  • a webes űrlapon kitöltött pályázat pdf formátumban lementett példányát;
  • minden olyan fájl mellékletet, amelyet a pályázathoz csatolni kíván;
  • a rendszer által adott hibaüzenet képernyőképét (printscreen), amelyen látszik a FormID és az űrlap verziószáma is (csatolva, jpg formátumban).

Jó tudni! A technikai problémák elkerülése és kiküszöbölése végett érdemes időről időre törölni a gyorsítótárból az előzményeket, és a legújabb űrlapverzióra frissíteni (Shift+F5-tel). Tapasztalataink szerint nem elég a Kezdőlapon (Opportunities -Open Calls - My Applications) frissíteni: akkor is fontos ezt megtenni, amikor beléptek az űrlapba.

7. Tájékoztató az Erasmus+ pályázók részére

 Az Európai Unió Erasmus+ programjának egyik alapeleme a méltányosság és befogadás, ami többek között magában foglalja bevándorlók vagy menekültek beilleszkedésének segítését is az oktatás, képzés vagy ifjúsági munka eszközeivel.

Amennyiben a pályázó ilyen témájú projektet szeretne benyújtani, szükséges szem előtt tartania, hogy a projektben tervezett és megvalósított tevékenységeknek összhangban kell állniuk Magyarország, az Európai Unió, valamint amennyiben a projekt megvalósítása más országban zajlik, akkor az érintett partnerországok jogszabályaival, különös tekintettel a 2018 júniusában elfogadott, jogellenes bevándorlás elleni intézkedéseket módosító törvénycsomagra.

Érdemes már a pályázatban és a beszámolókban egyértelművé tenni, hogy a projektben foglalt tevékenységek a menekült státusszal rendelkezőkkel kapcsolatosak, azaz a megvalósítók jogellenes bevándorlás elősegítéséhez nem járulnak hozzá.

8. Adatvédelem

Az Európai Bizottság nyilatkozata a pályázati űrlapokban és beszámolókban szereplő személyes adatok kezeléséről és védelméről: