Kommunikáció az ifjúsági projektekről

A projektről való kommunikáció megtervezésének szempontjai és az előírt arculati követelmények

Nemcsak a minőségi projektmegvalósítás fontos, hanem a projektről való híradás is. Már pályázáskor be kell adni egy kommunikációs tervet, azonban ez nem pusztán egy kötelező elem: a szervezet is profitálhat abból, ha nő a híre. Lássuk, mik a jó kommunikáció alapjai!

A kommunikációról

A projektről és annak eredményeiről való kommunikáció elengedhetetlen a projekt hatásainak maximalizálásához. Egy jól átgondolt kommunikációs terv nemcsak azokat a lépéseket tartalmazza, amelyeket az eredmények terjesztésekor teszünk meg, hanem azokat a tevékenységeket is, amelyeket a projekt kezdetétől, annak megvalósításán át, a projekteredmények terjesztéséig (disszeminációig) megvalósítunk a hatékony kommunikáció érdekében. 

A kommunikációs tevékenység növelheti tehát a projekt vagy annak eredményeinek láthatóságát, a szervezet/intézmény/informális csoport ismertségét, de akár lehet egyszerű figyelemfelkeltés is a projekt témájára. Bár kommunikációs tervet kötelező készíteni a pályázat benyújtásához, a pályázó is nagymértékben profitál belőle, hiszen ez promóciós lehetőséget jelent. Egy színvonalas projekt és annak kommunikációja a releváns célcsoportok felé megkönnyítheti a kapcsolatépítést, a tagok toborzását és növelheti szervezet hírnevét.

A kommunikációs terv kidolgozása során szem előtt kell tartani az arányosság elvét: nagyobb ívű projektekhez alaposabb kommunikációs tervet kell csatolni, hiszen ez biztosítja, hogy a projekt tényleg eléri a célcsoportot, (ha releváns) a döntéshozókat és a szélesebb körű közönséget a projekt megvalósítása közben és után.

Arculati követelmények

Az Erasmus+ projekteknél felmerülnek bizonyos arculati elvárások, amiket a pályázói kommunikációba is szükséges beépíteni. A projektmegvalósítóknak láthatóan fel kell tüntetniük, hogy európai uniós támogatásban részesülnek minden kommunikációs anyagukban és tevékenységük során, legyen szó eseményekről, weboldalakról vagy kiadványokról. 

Az Európai Unió jelképének szerepelnie kell minden kommunikációs anyagon. Az arculati követelményekről a Use of the EU emblem in the context of EU programmes 2021-2027 dokumentumból lehet többet megtudni. A dokumentum letölthető honlapunkról magyarul és angolul, valamint ennél több nyelven is elérhető az arculati elvárásokat tartalmazó oldalon. Emellett az elvárásokkal kapcsolatban fontos elolvasni a pályázati útmutató kommunikációról szóló részét. A kapcsolódó letölthető logókat a Download centre for visual elements oldalon találjátok az EU összes nyelvén, különböző formátumban.

Fontos: a Tempus Közalapítvány logóját kizárólag a Tempus Közalapítvány használhatja!

Arculat- és márkaépítés szempontjából hasznos, ha a szervezetnek is van egyéni logója (sőt, egy adott projektet is rendelkezhet saját logóval), ám ez nem kötelező.

Pár tipp a sikeres kommunikációhoz

Kommunikációs terv ne azért készüljön, mert kötelező leadni valamit! Legyen átgondolt, illeszkedjen a projekt- és a szervezeti/intézményi célokhoz és legyen hasznos hosszú távon, a projekt lezárása után is. Cél lehet például figyelemfelkeltés, különböző társadalmi értékek népszerűsítése, partnerségek kiépítése vagy akár a szakpolitikák formálása is.

A tervben meg kell határozni azt is, ki a célcsoport. Széleskörben kell terjeszteni az adott információt, vagy specifikus csoportra érdemes lőni? A projekt célkitűzései alapján jó lenne bevonni a sajtót vagy döntéshozókat? Kiknek, mikor és mit kéne kommunikálni? A projekt során elérni tervezett célcsoportot vagy célcsoportokat minél konkrétabban meg kell határozni, hiszen így lehet felmérni az igényeiket. Például a „fiatalok” mint célcsoport elég tág, de a „helyi általános iskolában tanuló 11. évfolyamos fiatalok” már egy releváns megközelítés lehet.

A célcsoport meghatározza, hogy milyen eszközön zajlik a kommunikáció. Online vagy offline? Melyik közösségi média felület a legmegfelelőbb? Saját eseményt érdemes létrehozni vagy a partnerrel közöst megvalósítani, esetleg egy önálló konferenciához/fesztiválhoz/állásbörzéhez csatlakozni? Jó azt is végiggondolni, milyen eszközöket és felületeket használ már a szervezet, és ezek kiaknázásával megtervezni a kommunikációt. Tanácsolt nyomon követni, hogyan alakulnak a tevékenységek, mennyi emberhez jut el az információ és tényleg a kinézett célcsoportot éri-e el, és helyet hagyni a tervben az időközi változtatásokra, igazításra.

Nem szabad elfelejtkezni a már meglévő erőforrásokról. A projektpartnereknek is legyenek kommunikációs feladataik, nem kell mindent a pályázatot benyújtó szervezetnek intéznie! Az Európai Unió is biztosít megjelenési lehetőségeket, ilyen például az Erasmus+ Project Results Platform (EPRP), ahová megvalósult projektek kerülnek fel nemzetközi szinten. (Itt nemcsak eredmények megosztására van lehetőség, de partnerkeresés és inspirációszerzés szempontjából is hasznos lehet.) Az ifjúsági projektek terjesztésében, résztvevőtoborzásban pedig akár az Eurodeskhálózat is segíthet.

A kommunikáció nem a projekt végén kezdődik; a megvalósulás előtt, a projekt közben és a lezárás után is szükség van kommunikációs tevékenységre. Érdemes végiggondolni, hogy a projekt egyes mérföldköveihez érve milyen kommunikációs tevékenységre lehet szükség. Például: 

• a projekt megvalósítása előtt: a résztvevők toborzása, kapcsolatrendszer kiépítése;
• a projekt közben: híradás a projekt alakulásáról (pl.: egy ifjúsági cserén lehet a fiatalok feladata, hogy a közösségi médiájukra posztoljanak képeket, videókat a cseréről, blogbejegyzést írjanak a szervezet oldalára, stb.);
• a projektet követően: megkezdődhet az eredménykommunikáció, a személyes történetek, beszámolók megosztása.

A jó minőségű tartalom előállítása fontos és tudatosan készülni kell rá. Egy projektzáró konferenciára például érdemes jó kamerával érkezni, hogy minőségi fényképek és videók készülhessenek; előre meghatározni, hogy milyen kommunikációs anyagra lesz később szükség (pl.: legyen jó csoportkép, a projekteredményekről szép felvételek készüljenek, az esemény hangulatát sikerüljön elkapni, stb.). 

A kommunikáció legyen kétoldalú. A kommentekre, kérdésekre mindig érkezzenek válaszok, a megosztásokra reakciók, az online kommunikációnak pedig érdemes interaktívnak lennie.

Hasznos anyagok

A Tempus Közalapítvány és az Európai Bizottság számtalan hasznos anyaggal igyekszik segíteni a szervezetek, intézmények, informális csoportok kommunikációs munkáját.

Segédanyagok disszeminációhoz

A honlap Segédanyagok disszeminációhoz részén hasznos tippek érhetők el az online és az offline kommunikáció megtervezéséhez, erősítéséhez egyaránt.

How to communicate your project

A How to communicate your project az Európai Bizottság hasznos kiadványa, amely a kommunikációs terv készítésének folyamatát lépésről-lépésre mutatja meg.

Kreatív munkalap

A kommunikáció megtervezéséhez hasznos alapot adhat ez a kreatív munkalap.

Miben tud segíteni a Tempus Közalapítvány?

Nemzeti irodaként mi is igyekszünk terjeszteni a projektek és a projekteredmények hírét.

Várjuk a projektek híreit!

Szívesen megosztjuk az Erasmus+ projektek híreit, esetleg felhívásait különböző platformjainkon. Facebook oldalunkat immár több mint 13 000 ember követi, a Tempus Közalapítvány központi hírlevelére pedig majdnem 4000-ren iratkoztak fel. Emellett hosszabb, cikkszerű híreket honlapjainkon is meg tudunk jelentetni.

A megosztani kívánt híreket az erasmushirek@tpf.hu e-mail címre várjuk!

A sikeres projekteket cikkekben népszerűsítjük

A kiemelkedő sikereket elérő projekteket, projekteredményeket interjúk, cikkek, videók formájában szoktuk népszerűsíteni disszeminációs aloldalunkon. 

Nívódíj

Az adott évben legsikeresebb Erasmus+ projekteket Nívódíjjal jutalmazzuk. Ehhez videókat is készítünk a projektekről, valamint egy, a projektet bemutató X-bannerrel ajándékozzuk meg a kitüntetetteket.

ErasmusDays

A nemzetközi Erasmus Napok évente több száz esemény és megmozdulás révén népszerűsíti a programot. A több napos programsorozatban minden támogatott Erasmus+ projektet megvalósító szervezet és intézmény részt vehet, ezzel is láthatóbbá téve projektjét.

Disszeminációs tréning

Támogatott pályázóinknak minden ősszel rendezünk egy disszeminációs tréninget, ahol egy nap alatt szakmai előadásokon és gyakorlati műhelyeken kaphatnak tippeket, ötleteket és inspirációt projektjeik disszeminációjához és szervezetük, intézményük népszerűsítéséhez.