7 tipp a rázós helyzetek elkerüléséhez
Egy Erasmus+ ifjúsági vagy Európai Szolidaritási Testület projekt során több ponton is előfordulhatnak konfliktushelyzetek. Írunk néhány tippet arról, hogyan előzzétek meg őket!
Az Erasmus+ vagy Európai Szolidaritási Testület pályázók gyakran fordulnak a nemzeti irodához a partnerek között felmerülő problémák miatt. Előfordul az is, hogy a tevékenység megvalósítása közben, a résztvevők között alakul ki konfliktushelyzet. Legtöbbször nektek magatoknak kell megoldani ezeket a helyzeteket, de adunk pár tippet ahhoz, hogyan készüljetek fel a rázós helyzetekre.
1. Az elején tisztázzátok a feladat- és felelősségi köröket!
Ezekről előre állapodjatok meg a projektpartnerekkel, a főbb dolgokat pedig egy együttműködési/partnerségi megállapodásban is tüntessétek fel. Konkrét tevékenységek esetén, például egy Erasmus+ ifjúsági csere során, a szervezői-tréneri csapatban is fontos a feladatmegosztás előzetes tisztázása, valamint az is, hogy világos legyen, kinek, mikor, hol kell lennie. Az pedig kiemelten lényeges, hogy a résztvevők már a tevékenység elején tudják, kihez mivel fordulhatnak!
2. Kommunikáljatok a partnerekkel!
A nemzeti iroda nem vállal döntőbírói szerepet, a konfliktusokat a projektben részt vevő partnereknek egymás között kell rendezniük. A nézeteltéréseket és félreértéseket elkerülhetitek, ha rendszeresen kommunikáltok egymással. Emellett egy együttműködési vagy partnerségi megállapodással érdemes minden együttműködést megalapozni, amiben a feladatokat és a felelősségi köröket írásos formában rögzítitek még a projekt megkezdése előtt. (Erasmus+ projektek esetén a projekthez igazítható partnerségi nyilatkozat sablon elérthető a Dokumentumtárunkban.)
3. Egyeztessetek a szabályokról!
Jó, ha a projekt elején elhangoznak azok az alapvető szabályok, amelyek mindenkire vonatkoznak, legyen szó a projekt megvalósításáról vagy az egyes tevékenységekről és azok résztvevőiről. A projekt megvalósításának szabályairól érdemes még a projekt elején közös álláspontra jutnotok, és arról írásos emlékeztetőt készítenetek, amit szükség esetén közös megegyezéssel és egyeztetéssel felül is bírálhattok. A lényeg, hogy közös elhatározás szülessen ezek elfogadásáról, és mindenki ugyanazt értse alattuk.
4. A fiatal résztvevők tudják előre, mire számíthatnak!
Legyen szó Erasmus+ ifjúsági cseréről, részvételi eseményről, tréningről vagy egy szolidaritási projekt keretében megvalósított workshopról, esetleg önkéntes tevékenységről, már előzetesen kommunikáljátok világosan a résztvevők felé, hogy mire számíthatnak, ne érjék őket mérvadó meglepetések! Fontos a résztvevői jogok és felelősségek megismerése is. (Önkéntesek esetén ebben segíthet az Info Kit.)
A résztvevőkre vonatkozó szabályokat érdemes már a tevékenység előtt ismertetni, de az is fontos, hogy a program elején is részletezzétek azokat, felfrissítve a jelenlévők memóriáját. Emellett hasznos lehet plakátként vizuálisan megjeleníteni azokat, és jól látható helyen hagyni a program végéig.
5. Ismerjétek meg egymást!
Sok konfliktushelyzet megelőzhető, ha a projektpartnerek és a résztvevők jól megismerik egymást. A projektpartnerek mindenképp találkozzanak a tevékenységek előtt élőben vagy online! Tervezzetek a programba ismerkedős játékokat és kulturális alkalmakat! Fontos az is, hogy a résztvevők megértsék, miért vannak itt és mik a közös céljaitok (és hogy milyen szerencsések, amiért együtt lehetnek a programon:)).
6. Adjatok teret a visszajelzéseknek, észrevételeknek!
Ha a résztvevőknek nem tetszik valami, ne mélyen zajló forrongásként terjedjen, mert ez megmérgezi az esemény hangulatát. Fontos, hogy legyen egy hivatalos tere a visszajelzéseknek, ahol elmondhatják, ha valami problémájuk van (ez lehet akár egy visszajelző kör közben vagy egy üzenőfalon, de nemzetközi programokon akár a csoportvezetőkön keresztül is történhet).
7. Legyetek rugalmasak!
És mindig legyen egy B tervetek! ;)