Kommunikációs tervezés lépésről-lépésre

A tudatos kommunikáció sikere a tökéletes kommunikációs terv összeállítása.

A tudatos és előre tervezett kommunikáció biztosítja, hogy a projekt eredményei és társadalmi hatása eljusson a megfelelő célközönséghez, növelve a megvalósító szervezet és a projekt széles körű ismertségét. A jól átgondolt stratégia emellett időt és erőforrást takarít meg a projektcsapatnak.

A siker kulcsa a folytonosság: a kommunikációs tevékenységnek a projekt teljes életciklusát le kell fednie, biztosítva a folyamatos jelenlétet a projekt indulásától a megvalósításon át egészen a projektzárásig.

A Tempus Közalapítvány kommunikációs tervezője segít a hatékony kommunikáció lépéseinek átgondolásában.

Kommunikációs célok meghatározása

A kommunikációs célok pontos meghatározása a sikeres kommunikáció elengedhetetlen alapköve, mivel ez ad irányt és keretet minden későbbi tevékenységnek. Egy projekt esetében egyszerre több kommunikációs cél is megfogalmazható. 

Példák:

• tájékoztatás és az ismertség növelése,
• edukáció,
• figyelemfelkeltés, szemléletformálás,
• a részvétel ösztönzése.

Célcsoportok meghatározása

A kommunikációs célcsoportok pontos meghatározása az egyes kommunikációs célokhoz kötődően a következő nélkülözhetetlen stratégiai pillér, amely meghatározza az üzenetek hangvételét és a csatornaválasztást is. 

A részletes célcsoport-meghatározás lényege, hogy a projekt által közvetlenül vagy közvetve érintett szereplőket is számba vegyük, így mindegyik szegmenshez a számukra legrelevánsabb csatornákon, a megfelelő hangvételben és tartalommal juttathassuk el az üzeneteket a maximális elérés és hatás érdekében. 

A tervezés során kiemelten fontos, hogy ne csak a projekt során közvetlenül érintett csoportokra gondoljunk (például a partnerekre, munkatársakra vagy a saját intézményünk diákjaira), hanem szisztematikusan térképezzük fel a közvetett célcsoportokat is. Ide tartozhatnak például a diákok esetében a szülők, vagy a régióban működő hasonló profilú intézmények, a helyi önkormányzatok, a szakmai kamarák, valamint a tágabb környezetünkben jelen lévő kulcsfontosságú döntéshozók és stakeholderek is.

Példák:

• közvetlen célcsoportok: a projekttel közvetlen kapcsolatban álló, a megvalósításban vagy a közvetlen eredményekben érintett szereplők, például az intézmény diákjai, oktatói és a projektpartner szervezetek munkatársai. 
• közvetett célcsoportok: azok a szűkebb és tágabb környezetben jelen lévő csoportok, akikre a projekt hosszabb távon hatást gyakorolhat, vagy az adaptálható eredmények hasznosak lehetnek a számukra, például a diákok szülei, a régióban működő társintézmények és hasonló profilú oktatási/szakképzési központok.
• stakeholderek és döntéshozók: azok a szakmai szereplők, akik érdekeltek lehetnek a projekt eredményeinek további terjesztésében és fenntarthatóságában. Például helyi önkormányzatok képviselői, területi kereskedelmi és iparkamarák, valamint a szakmai szövetségek, ernyőszervezetek.
• multiplikátorok és a széles nyilvánosság: olyan közvetítő szereplők és a média képviselői, akik a projekt üzeneteit a legszélesebb közönséghez is eljuttatják.  Például helyi és regionális újságírók, szakmai bloggerek, hallgatói önkormányzati képviselők.

A célcsoport-specifikus üzenetek megfogalmazása

Az egyes kommunikációs célokhoz és ezen belül a célcsoportokhoz igazodva meghatározott specifikus üzenetek biztosítják, hogy a projekt értékei érthető, tömör és az adott közönség számára leginkább releváns formában jussanak el a címzettekhez. 

A célcsoportokra szabott üzenetképzés lényege, hogy a projekt szakmai tartalmát – a „miért lehet fontos / érdekes ez az adott célcsoportnak?”, „milyen problémájukra ad választ?” és „milyen közvetlen hasznuk származik belőle?” kérdésekre válaszolva – közérthető hírré formálja, és a különböző érintettekhez igazítsa stílusában és hangnemében is. 

Példák:

• Szakmai / belső célcsoportok felé (saját kollégák, pedagógusok, partnerintézmények szakemberei) történő kommunikáció esetében a hírérték, a kommunikáció fókusza lehet a projekt szakmai újszerűsége, az átvehető jógyakorlatok és a gyakorlati hasznosíthatóság. Az üzenet például: a projekt keretében kifejlesztett új digitális módszertan segítségével interaktívabbá tehetik az órai munkát.
• Résztvevők és közvetlen kedvezményezettek felé (diákok, hallgatók, a képzések és programok közvetlen résztvevői) történő kommunikáció esetében a hírérték, a kommunikáció fókusza lehet a projekt nyújtotta közvetlen lehetőségek, a személyes és szakmai fejlődés, valamint a részvétel előnyei. Például: szerezz nemzetközi tapasztalatot, építs új kapcsolatokat, barátságokat, növeld az önbizalmadat, fejleszd a nyelvtudásodat! 
• Döntéshozók és partnerszervezetek felé (fenntartók, önkormányzatok, kamarák, szakpolitikai szereplők) történő kommunikáció esetében a hírérték, a kommunikáció fókusza lehet a regionális/ágazati fejlesztési célokhoz való hozzájárulás és a hosszú távú hatás. Például: intézményünk a projekt által megerősíti a szakképzés és a helyi munkaerőpiac kapcsolatát, biztosítva a hiányszakmák gyakorlati utánpótlását a régióban.
• A széles nyilvánosság és sajtó felé (helyi lakosság, szülők, újságírók) történő kommunikáció esetében a hírérték, a kommunikáció fókusza lehet a közérdekű eredmények, az emberi történetek (storytelling) és a látható társadalmi változás. Például zöldebb és befogadóbb közösség épül: lezárult a helyi fiatalok által indított környezetvédelmi projekt, amely több mint 500 diákot mozgatott meg a városban.

Pro tipp: az üzenetek megfogalmazásakor a nem szakmai célcsoportok esetében érdemes kerülni a szakzsargonok használatát, hogy a célcsoport számára minél érthetőbb legyen.

Kommunikációs csatornák 

A kommunikációs csatornák és az ehhez kapcsolódó tevékenységek meghatározása a projektkommunikáció következő stratégiai pillére, amely összeköti a megfogalmazott üzeneteket az egyes célcsoportokkal. A tervezési lépés során a célcsoportok szokásaihoz igazítva, célcsoportonként határozzuk meg az alkalmazandó platformokat (pl. közösségi média, honlap, hírlevél, kiadványok, sajtó) és a kapcsolódó aktivitásokat (pl. posztok, hírek, rendezvények, sajtótájékoztatók), biztosítva az elérés hatékonyságát. 

Példák:

• Saját digitális csatornák: projekt aloldal / intézményi honlap, e-mail, hírlevél. 
• Közösségi média csatornák: Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube / TikTok. 
• Személyes és hibrid rendezvények: nyitó- és zárókonferenciák, workshopok, nyílt napok, szakmai kerekasztalok. 
• Sajókapcsolatok és multiplikátor csatornák: helyi és országos sajtó, szakmai folyóiratok, partnerintézmények felületei. 

Célszámok és indikátorok meghatározása

A célszámok és számszerűsíthető indikátorok meghatározása a következő kulcsfontosságú lépés, amely a kitűzött célok teljesülésének objektív mérését szolgálja. A célszámok meghatározásának lényege, hogy reális, az erőforrásokhoz igazított, mérhető mutatókat rendeljünk az egyes csatornákhoz és tevékenységekhez.

Példák:

• Digitális és közösségi média mutatók: a digitális felületeken elért emberek és az interakciók száma. Például: a projekt ideje alatt közzétett bejegyzések összes elérése érje el a … főt; legalább … videómegtekintés a közösségi média felületeken; … aktív feliratkozó elérése a havi hírlevélszolgáltatásban.
• Rendezvényes és jelenléti mutatók: a személyes vagy online rendezvényekre bevonható célcsoport létszáma. Például legalább … fő szakmai résztvevő regisztrációja és … fő jelenléte a rendezvényen; minimum … fő részvétele a szakmai workshopokon.
• Eredményterjesztési és letöltési mutatók: a projekt keretében előállított szellemi termékek és szakmai kiadványok hasznosulási aránya. Például: a projekt weboldaláról legalább … alkalommal töltsék le a szakmai módszertani útmutatót; minimum … nyomtatott példány eljuttatása a régió kulcsfontosságú döntéshozóihoz. 
• Multiplikátor és sajtó elérési mutatók: a média és a partnerszervezetek által generált másodlagos elérés. Például: legalább … önálló sajtómegjelenés elérése a regionális médiában; minimum … partnerszervezet és a Tempus Közalapítvány csatornáin keresztüli másodlagos hírmegosztás.

Ütemterv és felelősök

A lépés során a megfogalmazott célokat és tevékenységeket ültetjük át a napi gyakorlatba, azaz felelőshöz és időkeretekhez kötjük azokat, melynek lényege, hogy a projekt teljes időtartama alatt strukturálja a kommunikációs feladatokat – a tartalomgyártástól a közzétételen át a rendezvényszervezésig – biztosítva a folyamatosságot és az átláthatóságot.

Példák:

• Tartalomgyártással kapcsolatos feladatok: Felelős: ... Határidő: minden hónap 25. napja.
• Közzététel: a tartalmak időzített terjesztése a kiválasztott csatornákon. Felelős: ... Határidő: minden kedden és csütörtökön 10:00 órakor. 
• Rendezvényszervezés: a személyes/online események előkészítése és operatív lebonyolítása. Felelős: ... Határidő: a rendezvény előtt 3 héttel, illetve a rendezvény napján (lebonyolítás).
• Monitoring és értékelés: a kommunikációs mutatók és célszámok rendszeres felülvizsgálata és dokumentálása. Felelős: ... Határidő: minden félév lezárását követő 15. nap.

Eredmények és számok

Az eredmények és elért számok mérése a kitűzött kommunikációs célok és elvárások megvalósulását igazolja, melynek célja, hogy a projekt folyamán és lezárásakor összehasonlítsa az 5. pontban rögzített célszámokat a ténylegesen elért mutatókkal, értékelje az eltéréseket, és levonja a szükséges konzekvenciákat a fenntarthatóság érdekében.

Példák:

• Digitális és elérési mutatók kiértékelése: a tervezett és a megvalósult online elérések, videómegtekintések és feliratkozások összehasonlítása. 
• Rendezvényi és részvételi adatok összevetése.
• Disszeminációs és letöltési eredmények: a létrehozott szellemi termékek, kiadványok tényleges terjesztési és letöltési mutatói. 
• Kvalitatív visszajelzések és médiamegjelenések: a sajtómegjelenések száma, a partnerek visszajelzései és a projekt közvetett láthatósága. 

További hasznos tanácsok a tervezéshez, kommunikációhoz

• Multiplikálható tartalmak előállítása:

Ugyanaz az alaptartalom (például egy projektzáró sikertörténet) kis módosításokkal több felületen is felhasználható: rövid bejegyzésként a Facebookon, eredményfókuszú szakmai összefoglalóként a LinkedInen, vagy vizuális infografikaként a honlapon. 

• Mesterséges intelligencia (MI) alkalmazása a tartalomgyártásban:

Az MI-eszközök hatékony segítséget nyújtanak a tartalomgyártásban vagy ötletelésben, azonban az ellenőrzés / felülvizsgálat és a törvényeknek, szabályozásoknak való megfelelés minden esetben elengedhetetlen! 

• A hírek megosztása a Tempus Közalapítvány csatornáin:

A projekt láthatósága tovább növelhető azáltal is, ha a híreket, eredményeket elküldik az erasmushirek@tpf.hu  e-mail címre, így a Tempus Közalapítvány is megoszthatja azokat saját felületein. 

• Részvétel a Tempus Közalapítvány rendezvényein:

A szakmai eseményeken való részvétel kiváló alkalmat biztosít a kapcsolatépítésre, a tapasztalatcserére, mások jó gyakorlatainak megismerésére és az elért eredmények bemutatására.