Megvalósítás és beszámolás

Információk a szerződéskötésről, a projektek megvalósításáról és a beszámolás menetéről, vagyis a Beneficiary Module felület használatáról.

Pályázástól a szerződéskötésig

Szerződéskötés

A támogatást nyert pályázatok esetében a szerződéskötés folyamatával kapcsolatban kollégáink fogják keresni a pályázatban megadott kapcsolattartót.

Kérdés esetén vagy további információért erre a címre lehet írni: szerzodesek_ifjusag@tpf.hu.

A korábbi évekre vonatkozó Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) tájékozódás céljából elérhetőek a linkre kattintva.

Megvalósítás

Projekteredmények és kommunikáció a projektről

A projektek eredményeit (mint például jó gyakorlatok, módszertani eszközök, szellemi termékek, kutatási és tanulási eredmények) fel kell tölteni az Erasmus+ Project Results Platform (EPRP) nevű oldalra.

EPRP útmutató

A kommunikációval kapcsolatos előírásokról és elvárásokról a projektkommunikációról szóló leírásunkból lehet többet megtudni.

Online Language Support

A megújult Online Language Support (OLS) felületen elérhetőek videók a nyelvtani ismeretek bővítésére, vetélkedők az új készségek gyakorlására, interaktív kártyák a szókincs kidolgozására, valamint podcastek és webináriumok mobilitásról és interkulturális témákról. A felhasználók személyre szabhatják tanulási folyamatukat a saját igényeiknek megfelelően. A felület fejlesztése jelenleg folyamatban van.

Résztvevők meghívása az OLS használatára
Az OLS felület bevezetésének első fázisában a támogatott projekttel rendelkező szervezetek a mobilitás résztvevőit az itt elérhető minta e-mail alapján tudják meghívni a nyelvi kurzus használatára. Jelenleg a mobilitás résztvevői a levélben szereplő linken keresztül tudnak bejelentkezni (EU login), és részt venni az online nyelvi kurzuson egy általuk kiválasztott nyelven, amely a projekt munkanyelve kell, hogy legyen. A szervezetek dashboard felülete, amelyen keresztül a projektjeikhez tudják kapcsolni a részvevő fiatalokat és nyomon tudják követni a fiatalok nyelvtanulását hamarosan elkészül. Erről a felület automatikus értesítést küld majd az érintett szervezeteknek (a pályázáskor megadott OLS kontakt személy e-mail címén).

Beszámolás

Beneficiary Module

A Beneficiary Module az Európai Bizottság által kifejlesztett projektkövetést és beszámoló készítést támogató webes eszköz az Erasmus+ kedvezményezettjeinek. A projektekkel kapcsolatos legfontosabb adatokat tartalmazza a kedvezményezettekkel megkötött támogatási szerződésekkel összhangban (partnerek, projekt időszak, megítélt támogatás stb.).

A Beneficiary Module:

lehetővé teszi a tevékenységek résztvevőnkénti felvételét. A pályázók ennek megfelelően jelölhetik, ha a mobilitások során változás történt, különös tekintettel a költségvetést (távolságsáv, rendkívüli költség) is érintő változásokra;
továbbá – egyes kategóriákban – kérdőíves beszámolókat generál a résztvevőknek;
valamint lehetővé teszi a felvitt adatok alapján a pályázati beszámoló elkészítését.

Útmutató a Beneficiary Module használatáról

A Beneficiary Module eléréséhez az EU Loginnal kell belépni. Ez az az azonosító, amellyel a pályázó szervezetek az Erasmus+ és Európai Szolidaritási Testület platformra is be tudnak lépni.

Fontos! A projekt eléréséhez azzal az e-mail címmel kell belépni, amelyikre a Beneficiary Module az automatikus értesítést küldte. Ez az az e-mail cím, amit a pályázatában a szervezet kapcsolattartásra megadott. Ha ehhez az e-mail címhez nem tartozik EU Login fiók, létre kell hozni egyet ahhoz, hogy a projektmegvalósítók hozzáférjenek a pályázathoz. EU Login regisztrálás a linkre kattintva lehetséges.

Egyének tanulási célú mobilitása (KA1)

KA1-es kategóriákban a pályázatok követése és a beszámolás az alábbi módon zajlik:

1. A pályázók a projekt kezdetekor (amikor az e-mailes automatikus értesítést megkapják a felület elérhetőségéről) belépnek a Beneficiary Module-ba. Itt ellenőrizni kell a meglévő adatokat:

a szerződés adatait a Részletek menüpontban,
a partnerek számát és nevét a Részt vevő szervezetek/intézmények menüpontban,
valamint a megítélt támogatás összegét a Költségvetés menüpontban.

2. Ezt követően a Tevékenységek alatt rögzítik, hogy milyen tevékenységeket valósítottak meg (szerződés I. sz. melléklete), majd a Mobilitási tevékenységek alatt egyesével felviszik a résztvevőket és a hozzájuk tartozó információkat, jelezve az esetleges változásokat. Fontos: ezt minden tevékenységet követően azonnal meg kell tenni!

3. Az adatvédelmi szabályok miatt az az információ, hogy egy kevesebb lehetőséggel rendelkező résztvevő milyen nehézséggel néz szembe, nem kapcsolódhat közvetlenül a megnevezett személyhez. Ezért, ha a projektben kevesebb lehetőséggel rendelkező fiatalok vagy szakemberek vesznek részt, akkor az ehhez kapcsolódó információkat a Kevesebb lehetőséggel rendelkezők menüpontban kell összefoglalni. Ezeket az adatokat a rendszer nem tölti ki automatikusan a mobilitások alapján.

4. Az összes résztvevő felvitele után a Költségvetés fülön kell ellenőrizni, hogy az eddig felvitt adatok alapján kalkulált összeg megfelelő-e. Eltérés esetén a felvitt résztvevőknél kell módosítani az adatokat ahhoz, hogy a megfelelő összeg szerepeljen a költségvetésnél.

5. A tevékenységük után a résztvevők egy kérdőívet kapnak a megadott e-mail címre, amely a benyújtást követően megjelenik a rendszerben. Ezt a kérdőívet ifjúságsegítők mobilitása és ifjúsági részvételi tevékenységek esetén minden résztvevő (kivéve kísérő személyek, trénerek/facilitátorok, döntéshozók), ifjúsági cserék esetén pedig a csoportvezetők kapják meg. A kérdőívet a rendszer addig nem küldi ki, amíg a résztvevő mobilitási tevékenysége nem teljes, nincs véglegesítve! A kitöltött és benyújtott kérdőíveket a pályázók a záróbeszámoló benyújtása előtt megtekinthetik a Mobilitási tevékenységek menüpontban az egyes résztvevőkre vonatkoztatva. A kérdőíveket a nemzeti iroda is ellenőrzi a beszámoló értékelése során. Résztvevői kérdőív sablonok évenkénti bontásban elérhetők a linkre kattintva.

6. A szakmai beszámoló elkészítése a Beszámolók menüpontban történik a projekt végeztével, minden adat felvitele után. A tartalmi részek kitöltését és a megfelelő bizonylatok elektronikus becsatolását követően a Benyújtás gombra kattintva nyújtható be a beszámoló. A benyújtást követően a felvitt adatok már nem módosíthatóak. A szakmai beszámoló űrlap sablonok évenkénti bontásban elérhetőek a linkre kattintva.

Együttműködési célú partnerségek (KA2)

Együttműködési célú partnerségek esetén a projekt megvalósításával párhuzamosan javasolt a pályázatok követése és a beszámoló készítése. A pályázók a projekt kezdetekor (amikor az e-mailes automatikus értesítést megkapják a felület elérhetőségéről) belépnek a Beneficiary Module-ba és ellenőrzik a meglévő adatokat a Részletek, a Részt vevő szervezetek/intézmények és a Kapcsolattartók menüpontokban.

Az egyes menüpontok és a tartalmi részek kitöltését, valamint a szükséges mellékletek becsatolását követően a Benyújtás gombra kattintva nyújtható be a beszámoló. A benyújtást követően a felvitt adatok már nem módosíthatóak.

Problémák a Beneficiary Module használata közben

Ha valamilyen probléma merül fel a Beneficiary Module használata közben, érdemes elolvasni a Beneficiary Module útmutató vonatkozó részét. Ha az útmutatóban nem található megoldás, a nemzeti iroda munkatársaihoz kell fordulni a hibabejelento.tpf.hu oldalon. Ha szakmai vagy pénzügyi kérdésetek merülne fel, a beszamolas_ifjusag@tpf.hu címen éritek el a nemzeti iroda munkatársait.

Általános tudnivalók a beszámoló elkészítéséhez

A támogatott pályázatok beszámolásával és a költségek elszámolhatóságával kapcsolatos részletes tudnivalókról a linkeken lehet tájékozódni:

Fontos, hogy arra az évre vonatkozó általános útmutatót kell figyelembe venni, amelyik évben a pályázatot benyújtották!